Niezapłacona faktura to dla małej firmy nie tylko strata na papierze, ale realny problem z płynnością: podatek i wynagrodzenia trzeba zapłacić niezależnie od tego, czy klient zapłacił nam. Przedsiębiorca ma jednak więcej narzędzi, niż zwykle z nich korzysta. Część z nich przysługuje automatycznie, z mocy ustawy.
Co Ci się należy bez żadnych negocjacji
W transakcjach między przedsiębiorcami obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Daje ona wierzycielowi trzy rzeczy:
- Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Są wyższe niż zwykłe: od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku wynoszą 13,75% w skali roku (stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych).
- Rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, bez obowiązku wykazywania, że jakiekolwiek koszty poniesiono: 40 euro przy długu do 5000 zł, 70 euro przy długu od 5000 zł do 50 000 zł i 100 euro przy wyższych kwotach. Należy się za każdą fakturę osobno, przeliczona po kursie NBP.
- Zwrot uzasadnionych kosztów windykacji przekraczających tę rekompensatę.
Warto też pamiętać, że termin zapłaty w umowie między firmami co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury.
Krok 1: porządek w dokumentach
Zanim wyślesz pierwsze pismo, zbierz umowę lub zamówienie, fakturę, dowód wykonania usługi lub dostawy (protokół, WZ, korespondencję mailową) oraz ewentualne potwierdzenie salda. W sądzie wygrywa ten, kto potrafi udowodnić swoje twierdzenia, a nie ten, kto ma rację „na słowo”.
Krok 2: wezwanie do zapłaty
Przedsądowe wezwanie z konkretnym terminem, kwotą główną, odsetkami i rekompensatą często wystarcza. Pismo od kancelarii działa na dłużnika wyraźnie mocniej niż kolejne przypomnienie od działu księgowości. Wezwanie jest też dowodem, że próbowałeś załatwić sprawę polubownie.
Krok 3: rozmowa, ugoda, mediacja
Kontrahent, który nie płaci, bo sam ma chwilowe problemy, często chętnie podpisze ugodę ratalną. Dobrze skonstruowana ugoda zawiera uznanie długu i warunki natychmiastowej wymagalności całości przy opóźnieniu raty. Przy większych sporach warto rozważyć mediację; w pozwie i tak trzeba poinformować sąd, czy strony próbowały polubownego rozwiązania.
Krok 4: sąd
Gdy rozmowy nie przynoszą efektu, pozostaje pozew. W prostych sprawach dobrym wyborem bywa e-sąd (EPU), w którym opłata jest czterokrotnie niższa niż w zwykłym postępowaniu, a nakaz zapłaty zapada szybko. Jeżeli masz dokumenty podpisane przez dłużnika, np. uznanie długu albo weksel, możliwe jest postępowanie nakazowe. Prawomocny nakaz lub wyrok z klauzulą wykonalności otwiera drogę do komornika.
Nie czekaj za długo
Roszczenia między przedsiębiorcami przedawniają się co do zasady po 3 latach, z końcem roku kalendarzowego. Im dłużej trwa zwłoka, tym większe ryzyko, że dłużnik zdąży wyprowadzić majątek albo stanie się niewypłacalny. Po 90 dniach od terminu płatności warto też sprawdzić z księgowym możliwość skorzystania z ulgi na złe długi w VAT.
Masz niezapłacone faktury? Zobacz, jak prowadzimy windykację należności, albo prześlij nam dokumenty. Ocenimy szanse i zaproponujemy najszybszą drogę.
Masz podobną sprawę?
Opisz nam swoją sytuację, a powiemy Ci szczerze, co realnie da się zrobić, jakie jest ryzyko i jakie koszty.
Stan prawny: wrzesień 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy.